Plonger dans les Coulisses : Une Journée Type en BTS Événementiel en Alternance à Paris

Choisir un BTS Événementiel en alternance à Paris, c’est plonger au cœur d’un secteur dynamique où chaque journée réserve son lot de surprises. Entre les cours en école, les missions en entreprise et les temps forts des événements, le rythme est soutenu, mais particulièrement formateur. Comprendre concrètement à quoi ressemble une journée type aide à savoir si cette voie correspond à votre profil, à votre mode de vie et à vos ambitions professionnelles.

Matinée en entreprise : immersion dans l’organisation d’événements

9h00 : arrivée dans l’agence ou le service événementiel

Pour un étudiant en BTS Événementiel en alternance à Paris, la journée commence souvent dans une agence d’événementiel, une salle de spectacle, un service communication d’entreprise, un organisme public ou une association. Après un rapide tour d’horizon des mails et des messages internes, la première tâche consiste généralement à faire le point sur :

• Les événements en cours de préparation (salons, séminaires, lancements de produits, festivals, congrès…)
• Les urgences à traiter (retards fournisseurs, modifications de programme, contraintes techniques)
• Les nouvelles demandes de clients ou de partenaires

En alternance, vous êtes intégré à une équipe et vous participez, sous la responsabilité d’un tuteur, à la logistique, à la coordination et parfois même à la partie créative des événements.

9h30 : briefing d’équipe et répartition des missions

Les étudiants en BTS Événementiel assistent fréquemment à une courte réunion de début de journée. Ce moment permet de :

• Faire le point sur l’avancée des projets
• Clarifier les priorités : préparation d’un salon professionnel, organisation d’une soirée d’entreprise, gestion d’un événement institutionnel, etc.
• Attribuer des tâches concrètes aux alternants : relance de prestataires, mise à jour de fichiers, préparation de documents pour les clients, suivi des inscriptions…

En tant qu’alternant, votre rôle est d’apprendre en observant, mais aussi d’être opérationnel sur des missions adaptées à votre niveau. Vous découvrez les coulisses de l’événementiel : la rigueur administrative et logistique qui se cache derrière le « waouh » visible le jour J.

10h00 : gestion des prestataires et des partenaires

Une grande partie de la matinée peut être consacrée aux échanges avec les prestataires :

• Traiteurs, décorateurs, loueurs de matériel (son, lumière, mobilier, structures scéniques)
• Techniciens audiovisuels, photographes, vidéastes
• Artistes, animateurs, conférenciers
• Hôtesses d’accueil, agents de sécurité, régisseurs

Concrètement, vous pouvez être chargé de :

• Demander et comparer des devis
• Vérifier les disponibilités et les délais
• Contrôler que les prestations correspondent au cahier des charges
• Mettre à jour un rétroplanning ou un tableau de suivi

C’est un excellent entraînement à la négociation, à la communication professionnelle et à la gestion du temps, des compétences clés en événementiel.

11h30 : suivi administratif et préparation de supports

L’événementiel, ce n’est pas uniquement de la créativité : l’administratif occupe une place importante dans la journée type d’un étudiant en BTS. À ce moment de la matinée, vous pouvez être amené à :

• Mettre en forme des propositions commerciales ou des comptes rendus de réunion
• Mettre à jour un budget prévisionnel sous Excel
• Rédiger ou relire des mails destinés aux clients et aux prestataires
• Préparer des supports de présentation pour une réunion client (PowerPoint, dossiers papier, fiches techniques)

Paris étant une métropole très concurrentielle dans le domaine de l’événementiel, les structures attendent des alternants qu’ils soient rapidement à l’aise avec les outils bureautiques, numériques et collaboratifs (logiciels de gestion de projet, partages de documents en ligne, outils de visioconférence, etc.).

Après-midi entre terrain, créativité et formation en école

13h30 : alternance entre école et entreprise

Selon votre planning, l’après-midi se déroule soit en entreprise, soit en centre de formation. La plupart des BTS en alternance fonctionnent sur un rythme hebdomadaire régulier (par exemple 2 jours en école / 3 jours en entreprise), ou par période plus longue (une semaine à l’école, deux semaines en entreprise). Cela implique une grande capacité d’adaptation.

Quand vous êtes en école à Paris, le programme de l’après-midi peut inclure :

• Des cours de communication (stratégie de communication, relation client, storytelling)
• Des cours de gestion de projet et de logistique événementielle
• Des modules de marketing, de digital et de réseaux sociaux
• Des enseignements généraux (culture générale, expression, langues étrangères)

Les cours théoriques sont étroitement liés à ce que vous vivez en entreprise, ce qui permet de faire des allers-retours constants entre pratique et théorie.

14h00 : préparation des contenus et actions de communication

Lorsque vous êtes en entreprise l’après-midi, une partie de votre temps est consacrée à la communication autour des événements en préparation. Il peut s’agir de :

• Rédiger des posts pour les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn, Facebook, TikTok selon les publics visés)
• Mettre à jour le site internet ou les pages événementielles
• Créer ou adapter des visuels (affiches, bannières web, invitations) en lien avec le service graphique
• Programmer des newsletters ou des campagnes d’e-mailing pour inviter des participants

Vous développez ainsi des compétences en communication digitale, indispensables à Paris où la plupart des événements s’appuient sur une promotion en ligne très active.

15h30 : réunions projets et brainstorming

L’après-midi est aussi un moment propice aux réunions de conception ou de suivi de projet. En tant qu’alternant BTS Événementiel, vous pouvez être convié à :

• Des réunions internes pour définir le concept et le déroulé d’un futur événement
• Des points d’avancement avec le client pour valider les choix artistiques, techniques ou logistiques
• Des sessions de brainstorming pour imaginer des animations originales, des scénographies, des expériences immersives

Votre regard d’étudiant, souvent plus proche des tendances actuelles (réseaux sociaux, formats innovants, influence, réalité augmentée, etc.), peut être précieux pour l’équipe. C’est également l’occasion d’apprendre à prendre la parole en public, à défendre une idée et à écouter les retours des professionnels.

16h30 : travail sur les dossiers de BTS et les évaluations

L’alternance implique aussi une bonne gestion des travaux scolaires. En fin d’après-midi, lorsque l’activité le permet, certains tuteurs autorisent les alternants à avancer sur :

• Le dossier professionnel de BTS (présentation de l’entreprise d’accueil, analyse d’un projet événementiel, bilan de compétences)
• Les études de cas demandées par l’école (simulation d’appel d’offres, plan de communication, budget prévisionnel)
• La préparation aux épreuves orales et écrites

Ce temps est précieux, car la charge de travail en BTS Événementiel en alternance est importante : la rigueur et l’organisation personnelle sont indispensables pour éviter d’être dépassé entre les exigences de l’école et celles de l’entreprise.

Les temps forts : jour J d’un événement à Paris

Une journée type « spéciale événement » : rythme intensif

Les jours d’événement, la journée type d’un étudiant en BTS Événementiel bascule dans un autre rythme. À Paris, les événements peuvent démarrer très tôt ou se terminer tard, surtout pour :

• Les salons et foires au Parc des Expositions ou dans de grands halls
• Les congrès et conventions d’entreprise dans les centres de conférences
• Les soirées de lancement de marque dans des lieux éphémères
• Les événements culturels ou associatifs en soirée ou le week-end

Vous pouvez ainsi être amené à :

• Arriver dès 6h ou 7h du matin sur le site pour superviser le montage
• Vérifier l’installation des stands, de la signalétique, du matériel technique
• Accueillir les prestataires, répondre aux questions de la régie, ajuster les derniers détails
• Assister le chef de projet dans les relations avec le client sur place

Gestion en temps réel et réactivité

Pendant l’événement, vous êtes au cœur de l’action :

• Accueil des participants, des intervenants ou des artistes
• Distribution de badges, programmes, goodies
• Orientation du public vers les salles, stands ou espaces d’animation
• Gestion des imprévus : retard d’un intervenant, problème de sonorisation, souci de traiteur, flux de participants plus important que prévu

Ce sont ces moments « sur le terrain » qui permettent de comprendre pleinement les exigences du métier : sang-froid, sens du service, réactivité, capacité à garder le sourire même sous pression. Pour de nombreux étudiants, ces journées intenses confirment leur envie de poursuivre dans l’événementiel.

Fin de journée : démontage et débrief

Une fois l’événement terminé, le travail n’est pas fini. Selon la taille du projet, vous pouvez être mobilisé pour :

• Participer au démontage ou superviser le départ des prestataires
• Ranger le matériel, récupérer les supports de communication, vérifier que rien n’est oublié
• Récolter les premiers retours des participants ou des équipes sur place

Dans les jours qui suivent, un débriefing plus complet est souvent organisé pour analyser les points forts, les axes d’amélioration, les indicateurs de réussite (nombre de participants, satisfaction, retombées presse ou réseaux sociaux, respect du budget). L’alternant peut participer à cette analyse et contribuer à la rédaction d’un bilan d’événement.

Compétences développées et vie étudiante à Paris

Compétences professionnelles au cœur du BTS Événementiel

La journée type en BTS Événementiel en alternance à Paris est conçue pour développer un large panel de compétences :

• Gestion de projet : planification, rétroplanning, suivi des tâches, coordination des intervenants
• Communication : rédaction de messages, prise de parole, relation client, communication digitale
• Organisation : gestion des priorités, respect des délais, autonomie dans les missions confiées
• Techniques événementielles : compréhension des besoins techniques (son, lumière, vidéo, scène), logistique des flux de personnes, sécurité
• Compétences commerciales : participation à la réponse à appel d’offres, élaboration de devis, négociation avec les prestataires

À cela s’ajoutent des savoir-être essentiels : ponctualité, présentation, travail en équipe, gestion du stress, curiosité pour les nouvelles tendances du secteur.

Spécificités de l’alternance à Paris

Étudier et travailler à Paris présente des particularités qui influencent votre quotidien :

• Des temps de transport parfois longs, à prendre en compte dans votre organisation
• Une offre très riche en événements professionnels, culturels et grand public, propice à l’apprentissage
• Une forte concurrence entre structures événementielles, qui incite à être sérieux et impliqué dès le BTS
• Des opportunités de réseau nombreuses (salons métiers, conférences, rencontres professionnelles)

Cette immersion dans une capitale européenne de l’événementiel est un véritable atout pour construire un CV solide et obtenir, à terme, un poste dans ce secteur ou poursuivre des études (bachelor, licence pro, école spécialisée).

Organisation personnelle et équilibre de vie

Le rythme d’un BTS Événementiel en alternance à Paris est exigeant. Pour tenir sur la durée, il est indispensable de :

• Planifier son travail scolaire à l’avance (révisions, dossiers, examens)
• Anticiper les périodes de forte activité en entreprise (saisons de salons, événements récurrents)
• Gérer son temps de transport en profitant, si possible, de ces moments pour relire ses cours ou organiser ses tâches
• Préserver des temps de repos pour éviter le surmenage, particulièrement lors des enchaînements d’événements

Les étudiants qui réussissent le mieux sont ceux qui parviennent à concilier sérieux, motivation et sens de l’organisation, tout en restant passionnés par le secteur de l’événementiel.

Choisir son BTS Événementiel en alternance à Paris : points de vigilance

Vérifier le contenu de la formation

Les appellations de BTS orientés vers l’événementiel peuvent varier : BTS Communication, BTS Tourisme avec spécialisation événementielle, bachelors événementiels proposés en parallèle, etc. Avant de vous engager, il est important d’examiner :

• Les matières enseignées et la part réellement dédiée à l’événementiel
• Le volume horaire de cours et les périodes en entreprise
• Les projets pédagogiques (organisation d’événements réels, projets de groupe, études de cas)
• Les partenariats de l’établissement avec des entreprises parisiennes du secteur

Certains établissements mettent fortement l’accent sur la pratique et les projets professionnels, d’autres davantage sur la théorie. Adapter votre choix à votre profil et à votre manière d’apprendre est essentiel.

Bien choisir son entreprise d’accueil

La qualité de votre expérience en alternance dépend largement de votre entreprise d’accueil. Pour une immersion riche en événementiel, il est conseillé de :

• Viser des structures qui produisent régulièrement des événements (agences, services communication, organisateurs de salons, lieux de réception…)
• Poser des questions précises en entretien sur les missions confiées aux alternants
• Se renseigner sur la taille de l’équipe et la possibilité de suivre des projets de A à Z
• Demander, si possible, des retours d’anciens alternants

Une bonne alternance est celle qui vous permet de participer à des tâches variées, de progresser en autonomie et d’assister concrètement aux différentes étapes d’organisation d’un événement.

Se documenter et comparer les options de formation

Pour approfondir votre réflexion sur ce parcours et visualiser plus largement les débouchés, il peut être utile de consulter des ressources spécialisées sur les formations événementielles et les modalités de l’alternance. Vous pouvez par exemple vous appuyer sur notre dossier complet dédié au BTS événementiel en alternance et à ses perspectives à Paris, qui détaille les programmes, les conditions d’admission, les établissements et les parcours possibles après le diplôme.

Comparer plusieurs écoles et centres de formation, rencontrer des étudiants et échanger avec des professionnels de l’événementiel installés à Paris permet de confirmer votre choix d’orientation et de vous projeter dans votre future vie professionnelle.