À quoi ressemble une semaine type en BTS évènementiel en alternance

Suivre un BTS évènementiel en alternance, c’est plonger dès la première année dans le quotidien des agences, des lieux de réception, des services communication et marketing, tout en conservant un cadre scolaire structurant. Une semaine type est rythmée par l’alternance entre les cours théoriques et les missions en entreprise, avec des horaires parfois décalés en fonction des évènements. Comprendre ce rythme est essentiel pour vérifier si ce format de formation correspond à votre profil et à votre projet professionnel.

Organisation générale d’une semaine en BTS évènementiel en alternance

Le rythme d’alternance le plus fréquent

La majorité des BTS évènementiel en alternance s’organisent selon l’un des rythmes suivants :

• 2 jours par semaine en centre de formation (par exemple lundi/mardi) et 3 jours en entreprise
• 3 jours en formation et 2 jours en entreprise
• Une semaine complète en cours / une semaine complète en entreprise (plus rare mais existant dans certains établissements)

Dans les faits, beaucoup d’étudiants se retrouvent avec :

• Des journées de cours denses (8h00-17h30 ou 9h00-17h00) avec peu de pauses longues
• Des journées d’entreprise assimilables à des journées de travail salarié (souvent 35 heures, parfois plus lors des évènements)
• Des déplacements fréquents : domicile – école – entreprise, parfois des lieux d’évènements différents

Ce rythme impose une bonne capacité d’organisation et une vraie motivation, car il faut être disponible pour les temps forts de l’entreprise (soirées, week-ends, salons, congrès, lancements de produits), tout en respectant les exigences académiques du BTS.

Répartition type des activités sur une semaine

Si l’on prend l’exemple d’un rythme 2 jours en formation et 3 jours en entreprise, une semaine type peut ressembler à ceci :

• Lundi – Mardi : cours en centre de formation : enseignements généraux (culture économique, juridique, langues), cours spécialisés liés à l’évènementiel, travaux de groupe, préparation de projets tutorés.
• Mercredi – Jeudi – Vendredi : présence en entreprise : préparation d’évènements, suivi des prestataires, tâches administratives, communication digitale, participation à des réunions, présence opérationnelle lors des manifestations.

Ce découpage n’est pas figé : certaines écoles adaptent la répartition selon les périodes d’examen ou les pics d’activité évènementielle (salons professionnels, saisons touristiques, périodes de fêtes…). Dans ce secteur, la flexibilité est une compétence clé qui se développe très vite pendant l’alternance.

Les journées en centre de formation : cours, projets et préparation aux épreuves

Les matières étudiées au quotidien

En BTS évènementiel en alternance, les journées de cours mélangent généralement :

• Enseignements généraux :
  • Culture économique, juridique et managériale (gestion d’entreprise, droit des contrats, responsabilité des organisateurs d’évènements, fiscalité de base)
  • Expression et culture générale (rédaction, synthèse, argumentation, culture contemporaine)
  • Langues vivantes (anglais indispensable, parfois deuxième langue selon les établissements)
• Enseignements professionnels orientés évènementiel :
  • Techniques d’organisation d’évènements (cahier des charges, budget, logistique, sécurité, gestion des flux, coordination des prestataires)
  • Marketing et communication évènementielle (positionnement, ciblage, plan de communication, relation médias, réseaux sociaux)
  • Gestion de projet (planning, outils numériques, rétroplanning, suivi et reporting)
  • Relation client et négociation (rendez-vous clients, argumentaires, fidélisation)

Les journées sont souvent organisées en blocs de 2 à 4 heures par matière. Les travaux dirigés et les études de cas sont très présents pour coller à la réalité des métiers : organisation d’un salon, lancement de produit, soirée d’entreprise, évènement sportif ou culturel, etc.

Travaux de groupe et projets tutorés sur la semaine

Une partie importante de la semaine en centre de formation est également consacrée aux projets tutorés. Ces derniers visent à simuler ou accompagner la préparation réelle d’un évènement. Concrètement, cela peut représenter chaque semaine :

• 1 à 2 demi-journées de travail en groupe sur un projet commun
• Des séances encadrées par un enseignant référent qui guide le projet
• Des recherches personnelles en dehors des heures de cours (veille, benchmark, devis, préparation de supports)

Les projets peuvent être :

• Fictifs, pour apprendre à structurer une réponse à un cahier des charges
• Réels, en partenariat avec une association, une collectivité, une PME ou un service de communication interne

Sur une semaine type, les étudiants alternent ainsi entre :

• Cours magistraux pour acquérir les bases théoriques
• Études de cas pour s’entraîner à la résolution de problèmes concrets
• Projets tutorés pour développer la créativité, l’autonomie et le travail d’équipe

Préparation aux examens et suivi pédagogique

Le BTS étant un diplôme national, les épreuves officielles structurent l’année. Une semaine type comprend donc souvent :

• Des devoirs surveillés (DS) réguliers pour s’entraîner aux épreuves écrites
• Des oraux blancs (simulations de soutenance de projet, de présentation en langue étrangère, d’entretiens professionnels)
• Des points réguliers avec les enseignants sur l’avancée du dossier professionnel lié à l’alternance

En parallèle, les formateurs font le lien entre la théorie et ce que vivent les étudiants en entreprise : échanges sur les situations rencontrées, mise en commun d’expériences, analyse des bonnes pratiques. Ces allers-retours entre terrain et cours théoriques donnent toute sa richesse au format alternance.

Les journées en entreprise : missions, responsabilités et réalité du terrain

Les tâches quotidiennes en semaine « classique »

En dehors des jours de cours, les alternants sont pleinement intégrés à la vie de l’entreprise. Pendant une semaine sans évènement majeur, les journées types incluent généralement :

• Préparation en amont des évènements :
  • Participation à la rédaction de cahiers des charges
  • Prospection et prise de contact avec des prestataires (traiteurs, techniciens son et lumière, décorateurs, imprimeurs)
  • Devis, comparatifs de prix, relances par téléphone ou par e-mail
  • Élaboration de plannings et rétroplannings
• Communication et marketing évènementiel :
  • Création ou mise à jour de supports (invitations, affiches, posts réseaux sociaux, newsletters)
  • Gestion de bases de données d’invités ou de participants
  • Publication de contenus sur les réseaux sociaux de l’entreprise
  • Veille concurrentielle : observation des évènements d’autres acteurs du secteur
• Suivi administratif et logistique :
  • Mise à jour de tableaux de suivi (budgets, listes de participants, stock de matériel)
  • Préparation de documents (badges, signalétique, plans d’implantation)
  • Archivage de documents liés aux évènements passés

Selon la taille de la structure (agence évènementielle, hôtel, centre de congrès, service événementiel d’une collectivité ou d’une grande entreprise), l’alternant aura plus ou moins de responsabilités et pourra suivre davantage de projets en parallèle.

Les jours de montage, de déroulement et de démontage des évènements

Une semaine type en BTS évènementiel en alternance ne ressemble pas à une formation classique, car les semaines sont calées sur le calendrier des évènements. Lorsque se déroulent des opérations importantes, les journées changent de rythme :

• Jours de montage :
  • Horaires parfois très matinaux ou tardifs pour respecter les contraintes du lieu
  • Installation de stands, de scènes, de mobilier, de signalétique
  • Coordination avec les prestataires techniques (son, lumière, vidéo), les décorateurs, les traiteurs
  • Vérification de la conformité avec le cahier des charges et les normes de sécurité
• Jours de déroulement de l’évènement :
  • Accueil des participants, des invités, des VIP ou des exposants
  • Gestion des imprévus (retards, problèmes techniques, annulations, météo)
  • Suivi du déroulement horaire (animations, prises de parole, pauses, repas)
  • Interface entre le client, le public et les prestataires
• Jours de démontage et de bilan :
  • Rangement et inventaire du matériel
  • Contrôle des lieux (état, propreté, conformité des engagements)
  • Débriefing avec l’équipe : points positifs, axes d’amélioration, retours clients
  • Participation à la facturation, aux bilans chiffrés ou au reporting marketing

Sur ces périodes, une « journée type » peut durer plus longtemps qu’une journée de cours : les alternants sont parfois présents 10 ou 12 heures d’affilée, avec des récupérations prévues par l’entreprise ultérieurement. Il est donc crucial d’anticiper ces pics d’activité pour ne pas se laisser déborder par les devoirs et révisions du BTS.

Relations avec l’équipe et montée en compétence

Au fil des semaines, l’alternant gagne en autonomie. Une semaine type en entreprise comprend généralement :

• Des réunions d’équipe (hebdomadaires ou bihebdomadaires) où l’alternant présente l’avancée de ses dossiers
• Des temps de formation interne (prise en main d’outils, découverte de procédures, formations internes à la communication ou à la sécurité)
• Des échanges réguliers avec le tuteur d’alternance pour faire le point sur les missions en lien avec le référentiel du BTS

Plus l’année avance, plus l’étudiant se voit confier :

• La gestion partielle ou complète de petits évènements
• Le pilotage de parties spécifiques de projets (communication, inscriptions, logistique d’un espace dédié)
• La préparation de documents de synthèse et de bilans professionnels qui serviront de base aux épreuves orales du BTS

Gestion du temps, vie personnelle et exigences du secteur

Une semaine type qui demande une vraie organisation personnelle

Entre les heures de formation, le temps passé en entreprise et les périodes d’évènements, le BTS évènementiel en alternance impose un rythme soutenu. Une semaine type doit intégrer :

• Les heures de cours et de travail personnel (révisions, devoirs, préparation de dossiers)
• Les missions d’entreprise et les déplacements liés aux lieux d’évènements
• Le temps de repos et la vie personnelle (sommeil, activités, famille, amis)

Pour maintenir l’équilibre, les alternants développent des réflexes d’organisation :

• Utilisation d’agendas ou d’outils numériques de gestion du temps (applications de planning, outils de to-do list)
• Planification à l’avance des périodes de forte charge liées aux gros évènements
• Anticipation des échéances scolaires (partiels, remises de dossiers, oraux blancs)

Cette rigueur dans la gestion de son emploi du temps fait partie des compétences professionnelles très appréciées des recruteurs à la sortie du BTS.

Attentes des entreprises envers les alternants

Sur une semaine type, les tuteurs en entreprise attendent de leur alternant :

• De la ponctualité et de la fiabilité : respecter les horaires, prévenir en cas de difficulté
• De la réactivité : savoir répondre rapidement aux demandes clients ou aux imprévus
• De l’adaptabilité : accepter de modifier ses horaires ou ses missions selon les besoins des évènements
• Un bon relationnel : travail en équipe, contact avec les clients, les prestataires et le public
• Une attitude professionnelle : tenue adaptée, langage approprié, respect des consignes de sécurité

Le rythme hebdomadaire permet de développer petit à petit ces qualités, en les confrontant en permanence à des situations concrètes, parfois sous pression (délais serrés, enjeux d’image pour le client, gestion de grands groupes de participants).

Articulation entre alternance, examens et projet professionnel

Sur l’ensemble d’une semaine, chaque activité a un impact sur la réussite au diplôme et sur l’insertion future :

• Les cours apportent les bases théoriques nécessaires pour comprendre les enjeux économiques, juridiques et organisationnels des évènements
• Les missions en entreprise enrichissent le dossier professionnel et les exemples concrets à présenter lors des oraux
• Les projets tutorés permettent de se construire un « portfolio » de réalisations à valoriser en entretien de recrutement ou pour une poursuite d’études

Beaucoup d’étudiants profitent de ce rythme hebdomadaire pour affiner leur projet professionnel : certains se découvrent une appétence pour la logistique, d’autres pour la communication, le commercial, le tourisme d’affaires, l’évènementiel sportif ou culturel, etc. L’alternance offre une vision très concrète des métiers, impossible à obtenir uniquement en formation initiale.

Différences entre établissements et ressources pour choisir sa formation

Des semaines types variables selon les écoles et les entreprises

Si les grandes lignes du rythme hebdomadaire se retrouvent partout (alternance entre cours et entreprise, pics d’activité autour des évènements), il existe des différences notables selon :

• Le type d’établissement :
  • Lycées publics ou privés sous contrat : cadre scolaire plus classique, calendrier aligné sur l’Éducation nationale
  • Écoles privées spécialisées en évènementiel ou communication : pédagogies plus orientées projet, partenariats renforcés avec des entreprises du secteur
• La nature de l’entreprise d’accueil :
  • Agences d’évènementiel : forte variété de clients et d’évènements, rythme parfois très intensif
  • Lieux de réception (hôtels, centres de congrès, domaines) : forte saisonnalité, pics en soirée et week-end
  • Services communication/marketing : intégration des évènements dans une stratégie globale de marque
  • Associations ou collectivités : évènements culturels, sportifs, institutionnels, dimension de service public

Avant de s’engager, il est utile de comparer les rythmes d’alternance proposés, les volumes horaires, le type d’accompagnement pédagogique et les partenariats entreprises. C’est ce qui déterminera très concrètement votre future semaine type pendant deux ans.

Outils pour comprendre concrètement le quotidien en BTS évènementiel

Pour se représenter encore mieux le rythme d’une semaine en BTS évènementiel en alternance, il est pertinent de :

• Consulter les maquettes pédagogiques et les emplois du temps types mis à disposition par les centres de formation
• Échanger avec des étudiants actuellement en alternance lors de journées portes ouvertes ou via les réseaux sociaux professionnels
• Interroger des tuteurs ou responsables d’agences pour connaître leurs attentes et les périodes les plus chargées
• Se renseigner sur les modalités d’examen spécifiques au BTS visé (coefficients, nature des oraux, importance du dossier professionnel)

Pour aller plus loin, vous pouvez également consulter notre dossier complet consacré au BTS évènementiel en alternance, qui détaille les débouchés, les conditions d’accès, les compétences visées et les types d’établissements qui proposent ce cursus en France.

Vérifier l’adéquation entre votre profil et ce rythme

Enfin, se projeter dans une semaine type permet de vérifier si ce format correspond réellement à votre manière de travailler :

• Êtes-vous prêt à accepter un emploi du temps parfois irrégulier, avec des pics d’activité en soirée et le week-end ?
• Savez-vous vous organiser pour concilier missions professionnelles, cours et travail personnel ?
• Aimez-vous le contact humain, le travail en équipe et la gestion d’imprévus ?
• Êtes-vous à l’aise avec l’idée d’apprendre sur le terrain autant qu’en salle de cours ?

Une semaine type en BTS évènementiel en alternance est exigeante, mais elle offre une immersion rapide dans un secteur dynamique, créatif et varié. Pour ceux qui recherchent une formation professionnalisante, avec une expérience concrète dès la première année, ce rythme peut être un atout décisif pour réussir leur insertion dans les métiers de l’évènementiel.