Suivre un BTS Événementiel en alternance est une excellente façon d’entrer dans le secteur tout en acquérant une première expérience professionnelle solide. Pour une entreprise, accueillir un alternant représente aussi une opportunité : déléguer des missions concrètes tout en formant un futur collaborateur aux spécificités de l’organisation. Encore faut-il bien définir les tâches confiées pour que l’alternance soit réellement gagnant-gagnant.
1. Contribuer à la conception des événements (salons, conférences, soirées)
Un alternant en BTS Événementiel peut être intégré très tôt dans la phase de conception des projets. C’est un excellent moyen de lui faire comprendre la stratégie globale de l’entreprise et la logique de chaque événement.
Participer au cahier des charges
- Analyse des besoins internes ou du client (objectifs commerciaux, image de marque, lancement de produit…)
- Rédaction de premières ébauches de cahier des charges avec l’aide du chef de projet
- Veille sur les formats d’événements tendances (hybrides, 100 % digitaux, expérientiels…)
Confier cette mission permet de développer chez l’alternant une vision globale du projet, au-delà des simples tâches opérationnelles. Il apprend à relier objectifs marketing, contraintes budgétaires et choix de formats.
Brainstorming et propositions créatives
- Participation active aux réunions de brainstorming
- Proposition de concepts créatifs (thèmes de soirée, animations, scénographies originales)
- Recherche d’exemples inspirants (cas d’école, campagnes marquantes, événements concurrents)
Les étudiants en BTS Événementiel sont généralement au fait des nouvelles tendances digitales et des attentes des jeunes publics. Capitaliser sur ce regard neuf peut apporter un réel plus dans la conception des événements.
2. Gérer la communication digitale autour des événements
La communication en ligne est un volet clé de tout dispositif événementiel. Un alternant formé à ce domaine peut prendre en charge des missions très opérationnelles, sous supervision, tout en développant des compétences recherchées sur le marché.
Création de contenus pour les réseaux sociaux
- Rédaction de posts avant, pendant et après l’événement
- Préparation de visuels simples avec des outils de création graphique en ligne
- Planification des publications selon un calendrier éditorial
- Suivi des commentaires et messages privés, remontée des questions importantes à l’équipe
Confier la gestion quotidienne des réseaux sociaux (dans un cadre défini et validé) à un alternant permet de maintenir une présence régulière, souvent difficile à assurer pour des équipes très occupées par l’opérationnel.
Newsletter et emailing événementiel
- Rédaction d’emailings d’invitation et de relance
- Segmentation de la base de contacts selon le type de cible
- Suivi des indicateurs clés : taux d’ouverture, taux de clic, désabonnements
Ces missions développent chez l’alternant une culture du résultat : il apprend à analyser les performances des actions menées et à ajuster ses messages en conséquence.
3. Coordonner les prestataires et partenaires
La coordination de multiples intervenants est au cœur du métier de chargé de projet événementiel. C’est un domaine dans lequel l’alternant peut progressivement gagner en autonomie.
Suivi des prestataires opérationnels
- Relances et confirmations auprès des traiteurs, loueurs de matériel, décorateurs, techniciens son et lumière
- Vérification des devis, dates de livraison, horaires d’installation
- Centralisation des documents (contrats, assurances, plans techniques)
Cette mission permet à l’alternant de comprendre la chaîne complète de production d’un événement, des premières commandes jusqu’à l’installation sur site.
Gestion des relations partenaires et sponsors
- Préparation de supports de présentation pour convaincre de nouveaux partenaires
- Suivi des engagements pris (visibilité sur les supports, prises de parole, stands…)
- Organisation des échanges d’informations (logos, textes, éléments de communication)
En étant au cœur de ces échanges, l’alternant développe des compétences relationnelles indispensables : diplomatie, clarté dans les demandes, respect des délais.
4. Prendre en charge l’accueil et la relation avec les participants
L’expérience des participants est un indicateur clé de réussite pour un événement. Un alternant peut intervenir à différentes étapes du parcours participant, de l’inscription en ligne à l’accueil sur site.
Gestion des inscriptions et informations pratiques
- Paramétrage des formulaires d’inscription en ligne
- Suivi des listes d’inscrits et relances ciblées
- Envoi d’informations pratiques (accès, horaires, programme, consignes sanitaires ou de sécurité)
Ces missions sont formatrices car elles obligent l’alternant à être rigoureux et à anticiper les questions fréquentes des participants.
Accueil physique le jour J
- Installation du point d’accueil (signalétique, badges, documents)
- Orientation des participants vers les différents espaces (conférences, ateliers, restauration)
- Gestion des imprévus : retardataires, changements de programme, demandes particulières
Cette immersion sur le terrain aide l’alternant à développer son sens du service, sa capacité à garder son calme et à trouver des solutions rapides en situation réelle.
5. Participer à la logistique et à l’organisation matérielle
La logistique événementielle est un excellent terrain d’apprentissage. Elle permet de voir concrètement comment se matérialise un projet, depuis la réservation de la salle jusqu’au démontage.
Suivi des réservations et des plannings
- Réservation et confirmation des lieux (salles, espaces extérieurs, hôtels)
- Mise à jour des plannings logistiques (livraisons, montage, démontage)
- Coordination avec les équipes internes (technique, sécurité, maintenance)
Ces responsabilités développent le sens de l’organisation de l’alternant, ainsi que sa capacité à gérer plusieurs informations et interlocuteurs en parallèle.
Gestion des stocks et du matériel
- Inventaire du matériel disponible (stands, kakémonos, goodies, signalétique)
- Préparation des colis pour les événements extérieurs
- Suivi des retours de matériel et identification des besoins de renouvellement
L’alternant apprend à travailler de manière structurée, à documenter ses actions et à éviter les pertes ou les oublis coûteux pour l’entreprise.
6. Produire et adapter les supports de communication
Un BTS Événementiel en alternance comprend souvent un volet communication. L’alternant peut donc contribuer à la production de supports, en lien avec les équipes marketing ou communication.
Supports print et digitaux
- Rédaction ou adaptation de textes pour les programmes, flyers, affiches
- Relecture et vérification des informations essentielles (dates, horaires, tarifs, intervenants)
- Préparation de contenus pour le site web ou la rubrique “Actualités” de l’entreprise
Cette mission valorise les compétences rédactionnelles de l’alternant et renforce sa capacité à adopter le ton et la charte graphique de l’organisation.
Présentation des événements en interne
- Création de présentations pour informer les équipes internes des événements à venir
- Synthèse des enjeux, des objectifs et du rôle de chaque service
- Diffusion d’un rétroplanning simplifié pour coordonner tout le monde
En jouant ce rôle de “passeur d’information”, l’alternant développe une meilleure compréhension du fonctionnement global de l’entreprise et des interactions entre services.
7. Assurer le suivi budgétaire de base
Même si la responsabilité finale du budget reste entre les mains des managers, un alternant peut prendre en charge certaines tâches de suivi qui lui permettront de se familiariser avec la dimension financière des projets.
Tableaux de suivi et relances
- Tenue à jour d’un tableau de suivi des dépenses par poste (location de salle, traiteur, communication…)
- Suivi de la réception des devis et des factures
- Relance des prestataires pour obtenir les documents manquants
Cette mission aide l’alternant à prendre conscience de l’impact financier de chaque choix, à comparer les offres et à comprendre la logique d’optimisation des coûts.
Participation à la préparation des reportings
- Rassemblement des données nécessaires aux bilans financiers d’événement
- Préparation de graphiques ou de synthèses pour les présentations en réunion
- Contribution aux recommandations pour les prochaines éditions (réallocation de budget, arbitrages)
En étant associé à ces analyses, l’alternant acquiert un réflexe important : relier systématiquement les décisions opérationnelles à leurs conséquences budgétaires.
8. Aider à la gestion de projet et à la structuration des process
Au-delà des tâches ponctuelles, un alternant peut jouer un rôle clé dans la structuration des méthodes de travail, notamment dans les petites structures qui manquent de temps pour formaliser leurs process.
Mise en place d’outils et de modèles
- Création ou amélioration de check-lists pour la préparation d’un événement
- Mise en forme de modèles de mails types (relances, confirmations, remerciements)
- Organisation des dossiers partagés (classement logique des documents par projet)
Ces missions ont un impact direct sur la qualité et la fluidité des futures organisations. Elles valorisent aussi les compétences bureautiques et la rigueur de l’alternant.
Suivi des échéances et relances internes
- Mise à jour du rétroplanning général de chaque projet
- Relance des différents services pour collecter les informations ou validations nécessaires
- Signalement anticipé des risques de retard au chef de projet
En occupant cette fonction de “gardien du calendrier”, l’alternant apprend à prioriser, à communiquer avec différents profils et à anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.
9. Contribuer à l’évaluation et à l’amélioration continue des événements
Mesurer l’impact d’un événement et en tirer des enseignements est une compétence centrale dans le métier. Un alternant peut participer activement à cette démarche d’amélioration continue.
Collecte de feedbacks
- Conception de questionnaires de satisfaction pour les participants
- Diffusion des enquêtes en ligne et relances ciblées pour obtenir un bon taux de réponse
- Analyse des réponses : points forts, axes d’amélioration, verbatims marquants
Cette mission développe le sens critique de l’alternant et sa capacité à transformer des retours qualitatifs en actions concrètes pour les prochaines éditions.
Bilans et recommandations
- Rédaction de comptes rendus post-événement (quantitatifs et qualitatifs)
- Préparation de supports de présentation pour les réunions de débriefing
- Proposition de pistes d’optimisation : mieux cibler la communication, ajuster les formats, revoir les horaires
Être impliqué dans cette phase amène l’alternant à prendre de la hauteur sur ses missions et à adopter une posture plus stratégique, essentielle pour évoluer vers des postes de chef de projet.
10. Développer une veille permanente sur les tendances de l’événementiel
Le secteur de l’événementiel évolue rapidement : nouveaux formats, innovations technologiques, attentes en matière de RSE, expériences immersives… Confier une mission de veille structurée à un alternant permet de garder l’entreprise connectée à ces évolutions.
Veille sectorielle et concurrentielle
- Suivi des événements organisés par les concurrents ou acteurs proches
- Identification des bonnes pratiques : formats, mécaniques d’engagement, dispositifs digitaux
- Rédaction de synthèses régulières partagées avec l’équipe
Cette mission est particulièrement adaptée aux étudiants, souvent très familiers avec les usages numériques et les nouveaux canaux de communication.
Veille sur les outils et solutions technologiques
- Repérage de nouvelles plateformes de billetterie ou de gestion d’inscriptions
- Découverte d’outils pour les événements hybrides ou virtuels (live streaming, apps de networking)
- Tests rapides d’outils gratuits ou en version d’essai, avec retours argumentés
En confiant cette veille à un alternant, l’entreprise peut repérer des opportunités d’innovation sans y consacrer un temps important, tout en donnant à l’étudiant une vision moderne du métier.
Bien encadrer un alternant en BTS Événementiel pour valoriser ces missions
Confier des missions concrètes à un alternant est une première étape. Pour que l’expérience soit réellement formatrice pour lui et rentable pour l’entreprise, un encadrement adapté est indispensable.
Définir un périmètre de responsabilités progressif
- Commencer par des tâches bien balisées (mise à jour de fichiers, relances, logistique simple)
- Élargir progressivement vers des missions plus stratégiques (coordination de prestataires, suivi budgétaire partiel)
- Confier à moyen terme la gestion quasi complète d’un “petit” événement, sous supervision
Cette approche graduelle permet à l’alternant de gagner en confiance et en autonomie sans se retrouver en difficulté. Elle permet aussi au tuteur de mieux évaluer ses points forts et ses axes de progrès.
Mettre en lien missions en entreprise et formation théorique
- Identifier les modules suivis en centre de formation (communication, gestion de projet, droit, budget…)
- Adapter certaines missions pour qu’elles viennent concrétiser directement ces enseignements
- Demander à l’alternant de faire des synthèses régulières sur ce qu’il apprend et comment cela s’applique en entreprise
Les titulaires ou candidats à un BTS Événementiel disposent de référentiels précis. S’appuyer sur notre dossier complet dédié à ce BTS en alternance orienté vers l’événementiel permet de mieux comprendre les compétences visées et d’aligner les missions sur ces objectifs pédagogiques.
Suivre l’évolution des compétences de l’alternant
- Organiser des points réguliers (hebdomadaires ou bimensuels) pour faire le bilan des missions
- Identifier les situations où l’alternant a été particulièrement à l’aise ou, au contraire, en difficulté
- Adapter le plan de missions pour renforcer ses points forts et travailler ses points faibles
Ce suivi structuré garantit que l’alternance reste dynamique et enrichissante, sans se limiter à la reproduction mécanique de tâches identiques. L’alternant progresse, l’entreprise gagne en efficacité et en capacité d’innovation, et le BTS Événementiel en alternance prend tout son sens en tant que tremplin vers l’emploi.